Fonctionnalités d’une GMAO dédiée aux administrations publiques et collectivités territoriales

Optimiser la gestion des stocks

• Pièces de rechange, consommables, outillages, EPI classés en arborescences et rattachés aux équipements.
• Fiche structurée par article : caractéristiques, comptes d’imputation, emplacements de stockage, conditions fournisseurs…
• Modes de gestion par lot ou par numéro de série pour le suivi qualitatif de certains articles : lot constructeur, dates de péremption, échange d’organe matériel, suivi des réparables.
• Gestion automatisée des stocks :ajustement des quantités et du réapprovisionnement en lien avec les mouvements d’inventaires, réservations, entrées/sorties, transfert magasins… en relation avec les processus travaux et achat.

Organisation des ressources internes

• Suivi de l’activité via le processus d’intervention (expertise technique, opérations réalisées, mouvements articles, durée d’intervention…).
• Mesure des temps passés hors interventions (déplacements, formation, nettoyage…).
• Planification graphique des ressources et matériels : affectation d’interventions via un panier, déplacement et permutation des ressources ou des moyens matériels par drag & drop, personnalisation au contexte métier : prise en compte des calendriers de disponibilité, des habilitations.
• Interopérabilité du planning avec les applications de gestion de Ressources Humaines.

Maîtrise de la sous-traitance

• Gestion de tous types de sollicitations : achats de prestations ponctuelles, souscription de marchés de services (téléphonie, contrôle d’accès, ascenseurs, espaces verts…), négociation de marchés à tarifs prédéfinis.
• Mesure objective de la performance et la rentabilité de vos marchés de sous-traitance.
• Portail d’accès personnalisé et menu adapté selon les missions de chaque prestataire.

Implication des citoyens et associations

• Signalement d’anomalies, demande de travaux et dégradations, par les occupants, directement via le portail de la collectivité.
• Interfaçage avec votre gestion de clientèle (e-GEE…).

Réaliser les interventions

• Processus d’intervention adapté à votre organisation : étapes de qualification, préparation, planification, réalisation, réception des travaux (signature).
• Toutes vos activités sont gérées : relamping, déménagement, réhabilitation, travaux neufs…
• Automatisation de la mise en œuvre des maintenances préventive et réglementaire : programmation optimisée du préventif.
• Prise en compte des données issues de la plateforme IoT intégrée à CARL Source.
• Programmation des interventions et des travaux pluriannuels (macro-planning, alertes).
• Vision graphique et interactive du planning des interventions.
• Intégration automatique des rapports des organismes de contrôle.

Administrer les achats

• Identification des fournisseurs : contacts, conditions de règlement, chiffre d’affaires, indicateurs qualitatifs, suivi des retards…
• Formalisation des demandes d’achat de pièces ou prestations.
• Réalisation de la chaîne achat au sein du SIGF (CIRIL, CORIOLIS, SEDIT…) interfacé via des connecteurs d’échanges : processus complet de la commande jusqu’à la facturation.
• Utilisation de différents traitements : demandes d’achat multifournisseurs, achat sur référence spécifique, contrôle de dépassements budgétaires, régularisations, etc.

Analyser l’activité

• Portail d’accueil personnalisable (mémos, rapports, fonctions favorites, plans, indicateurs vignettes ou graphiques…) en relation avec le profil de l’utilisateur (gestionnaires, occupants, prestataires, services techniques internes, citoyens…) pour faciliter l’accès à l’information et la prise de décision.
• Recherche full texte personnalisable (données ou fonctionnalités) pour accélérer la navigation.
• Bibliothèque complète de rapports d’édition et d’analyse qu’il est possible d’enrichir grâce à un assistant : tableaux de bord de l’activité, répartition ABC des coûts d’intervention par lots techniques ou bâtiments, satisfaction occupants (réactivité, SLA…), suivi des consommations, coût au mètre carré, disponibilité des locaux…
• Composition personnalisable des tableaux de bord à l’aide des indicateurs standards ou personnalisés en relation avec les profils : gestionnaire, occupants, prestataires, services techniques internes…
• Analyses thématiques métiers de l’activité basées sur des cartes et des plans (ex : occupations des locaux…), adaptables aux besoins.
• Maîtrise des coûts organisée par exercice selon les trois axes du modèle comptable : comptabilité analytique, contrôle de gestion, comptabilité publique.

Option Control-S pour la maintenance réglementaire

CARL Source est connecté avec les plateformes des principaux organismes de contrôle : Apave, Bureau Veritas, Dekra, Socotec afin de piloter la maintenance réglementaire :

• Intégration des rapports de vérifications réglementaires directement dans la solution CARL Source.
• Bibliothèque et traçabilité des rapports des organismes.
• Création automatisée des interventions à effectuer pour lever les réserves.
• Génération de rapports et indicateurs de pilotage pour optimiser le suivi de l’activité réglementaire.